Бумажки бумажки бумажки - ворох бумаг. Каждый товар в рознице обрастает этими бумажками на всём своем пути - от потенциальной потребности магазина в товаре до его продажи покупателю. Задумайтесь - сначала мы ищем поставщика, проводим тендеры, занимаемся согласовываем договоров и условиями поставки. За этим следуют заказы, приходы, и остальные сопроводительные документы - сертификаты, ветсправки, удостоверения о качестве, счета-фактуры, акты, возвраты, претензии, внутренние перемещения и так далее.
Первая и главная проблема всех бумажных документов - они теряются, друг друга дублируют , и найти в них что-то бывает достаточно затруднительно. Чего уже говорить о контроле их достоверности и актуальности. А ведь мы с вами давно уже живем в век информационных технологий, но по-прежнему все закопаны в ворох бумаг.
При этом, надо отдать должное нашему государству - оно реально начало с этой проблемой бороться. Конечно, не все идёт гладко, и, порой, введение электронных документов порождает ещё большее количество бумажек, но нельзя поджарить яичницу, не разбив яиц.
Наконец то наши государственные монстры в виде ЖКХ, Почты, РЖД и иже с ними начали пользоваться электронными уведомлениями, билетами, счётами, оплатами, личными кабинетами пользователей и прочими удобствами.
А в ритейле нельзя без бумажек, скажете мне Вы. Но ведь это давно уже не так. Есть EDI, где Вы можете согласовать все заказы, изменения цен, сроки поставок, подтверждения отгрузок, проекты приходных накладных и так далее. И технология EDI доступна теперь не только крупным сетям, но и одиночным магазинам.
Также уже вовсю работают сервисы электронного документа оборота, и юридически значимыми документами, которые так же сразу фиксируются налоговой службой. И если так дальше пойдёт, есть надежда, что скоро и ритейл сможет отказаться от большей части этой бумажной бюрократии.
Так же много возможностей в вопросе документооборота нам предоставляют мобильные технологии. Например, оформление заказов поставщикам, исходя из реальной ситуации в зале, а не из остатков в информационной системе магазина. Так же мобильные приложения позволят многое упростить, как в проверке и актуализации собственных баз данных, так и в общении с внешними контрагентами. И мало того, не устаю это повторять - каждый сейчас имеет в руках удивительный инструмент в виде смартфона. Приказы, распоряжения, отчеты, действия, задания, контроль исполнения становятся с его помощью мобильными и персональными.
Нужно поменять ценники, проверить остатки, цену выкладку по новой планограмме? Все это можно даже уже сейчас сделать на вашем мобильном телефоне, а отчёт о выполненном задании тоже можно сделать оперативно, не используя бумажные отчеты.
Контроль рабочего времени, быстрые сообщения и тактическая координация персонала - анкетирование, обучение, тестирование тоже не требуют теперь огромных затрат, если компания пользуется мобильными технологиями.
Организация электронного документооборота при помощи мобильных технологий не только экономит бумагу (убей бобра - спаси дерево), но и значительно снижает затраты времени, и как следствие, материальные затраты. Получаем - персонал работает эффективнее, покупатель доволен, так как Вы не перекладываете на него издержки на внедрение и исполнение каждой новой буквы Закона.